Wpływ informatyzacji na urzędy
Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji zleciło badanie wpływu informatyzacji na działania administracji publicznej w Polsce w 2011. Wzięło w nim udział ponad 1600 urzędów samorządowych i rządowych z całej Polski, w tym urzędy administracji samorządowej - gminne, powiatowe, marszałkowskie - i administracja rządowa.
Dzięki nowym technologiom teleinformatycznym w około 40 procent urzędów wzrosła sprawność załatwiania spraw, liczba innowacyjnych rozwiązań związanych z organizacją pracy, efektywność wykorzystania zasobów urzędów – wynika z raportu Badanie wpływu informatyzacji na działania administracji publicznej w Polsce w 2011 sporządzonego dla Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.
Jest to kolejna, siódma już edycja tych badań, która pokazuje rozwój technologii teleinformatycznych w Polsce i ich wpływ na działanie urzędów administracji publicznej.
Elektroniczny system zarządzania dokumentacją, jak to określa MSWiA, posiada większość urzędów marszałkowskich i powiatowych. Dzięki niemu możliwa jest elektroniczna wymiana akt danej sprawy w obrębie urzędu, czyli na przykład przekazanie innej komórce organizacyjnej sprawy on-line. Z tej formy korzysta 77 procent urzędów administracji rządowej i 71 procent samorządowej. Najczęściej z elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją korzystają urzędy z województw śląskiego (71 procent) i dolnośląskiego (70 procent), a najrzadziej z województwa świętokrzyskiego (11 procent). Plany wdrożenia tego systemu zadeklarowało ponad 80 procent urzędów, które obecnie z takiego systemu nie korzystają. Około co piąty planuje jego wprowadzenie do końca 2011 roku, a prawie co drugi – w 2012 roku.
Posiadanie elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją (41 procent urzędów) wciąż nie przekłada się na wyeliminowanie w urzędzie tradycyjnego obiegu dokumentów papierowych. W zdecydowanej większości urzędów, bez względu na szczebel, funkcjonuje podwójny obieg dokumentów, czyli te same dokumenty są przetwarzane w ramach tradycyjnego obiegu papierowego i w systemie elektronicznym. 86 procent urzędów posiadających elektroniczny system zarządzania dokumentacją podaje, że sytuacja taka występuje bardzo często i dotyczy to ponad połowy spraw. Spośród urzędów, w których funkcjonuje elektroniczny system zarządzania dokumentacją wyróżniają się urzędy z województwa lubuskiego. W 23 procent urzędów z tego regionu sprawy prowadzone są wyłącznie elektronicznie. W przeszło 60 procent urzędów wdrożenie technologii teleinformatycznych nie wpłynęło na liczbę dokumentów w postaci papierowej.
Zdecydowana większość urzędów, prawie 90 procent, posiada elektroniczną skrzynkę podawczą, podczas gdy w 2010 roku posiadało ją 74 procent urzędów. Większość elektronicznych skrzynek podawczych znajduje się na platformie ePUAP, posiada je 70 procent urzędów. Skrzynki podawcze są zdecydowanie częściej umiejscowione na ePUAP w przypadku administracji rządowej (95 procent) niż w samorządowej (69 procent). Elektroniczną skrzynkę podawczą na ePUAP najczęściej posiadają urzędy z województwa małopolskiego (94 procent), a najrzadziej z województwa warmińsko-mazurskiego (20 procent). Adres elektronicznej skrzynki podawczej jest udostępniany także na stronie internetowej urzędowego Biuletynu Informacji Publicznej, w przypadku prawie 90 procent urzędów, najwięcej w województwie zachodniopomorskim (99 procent).
Informację o możliwości realizacji usług za pośrednictwem platformy ePUAP zawiera ponad trzecia część stron internetowych urzędów. Zazwyczaj strony internetowe urzędów zawierają informacje niezbędne do załatwienia sprawy oraz dają możliwość pobierania formularzy. Znacznie rzadziej dostępna jest funkcja złożenia wniosku elektronicznego. Natomiast w 17 procent urzędów rządowych i samorządowych strony internetowe dają możliwość śledzenia na jakim etapie jest załatwiana sprawa. Spośród wszystkich usług świadczonych elektronicznie przez urzędy najpopularniejsze to między innymi rejestracja i zmiana danych w zakresie działalności gospodarczej (25 procent), udostępnienie informacji publicznej (21 procent), udział w zamówieniach publicznych i składanie dokumentacji przetargowych (13 procent), pobieranie formularzy i wzorów wniosków (12 procent).
Zdecydowana większość urzędów w administracji rządowej i samorządowej (80 procent) deklaruje zwiększenie wykorzystania możliwości platformy ePUAP. Taką chęć zgłaszają najczęściej urzędy z województwa świętokrzyskiego (94 procent), a najrzadziej z województwa warmińsko-mazurskiego (59 procent). Dwie trzecie urzędów promuje załatwianie spraw urzędowych przez Internet. Informowanie o możliwości korzystania z administracji publicznej przez Internet przekłada się na częstość tej formy kontaktów z urzędami.
Ponad 60 procent urzędów gminnych udostępnia komputery lub stanowiska komputerowe z dostępem do Internetu dla obywateli. Najwięcej, bo 80 procent, w województwie warmińsko-mazurskim, a najmniej - tylko 36 procent w lubuskim). Prawie 40 procent urzędów gminnych promuje korzystanie z Internetu wśród osób zagrożonych wykluczeniem cyfrowym (niemal 60 procent w województwie kujawsko-pomorskim i tylko 15 procent w opolskim), a ponad 30 procent wspiera lub organizuje kursy i szkolenia informatyczne dla obywateli (40 procent w województwie śląskim i 23 procent w małopolskim).
Średnia liczba odsłon stron internetowych urzędów administracji rządowej w 2010 roku była prawie cztery razy wyższa niż w przypadku stron internetowych samorządów. Największym zainteresowaniem w 2010 roku cieszyły się strony internetowe urzędów marszałkowskich – średnia liczba odsłon stron wyniosła ponad 1,5 miliona. Najwyższe średnie liczby odsłon zanotowały urzędy z województw śląskiego i pomorskiego (po około 400 tysięcy), a najniższe z świętokrzyskiego (nieco ponad 55 tysięcy) i podlaskiego (około 54 tysięcy).
Proces implementacji nowych rozwiązań jest długotrwały i wciąż trwa - wskazuje MSWiA. Wiele wprowadzonych rozwiązań nie posiada jeszcze wszystkich docelowych funkcjonalności, gdyż plany ich rozbudowywania są rozłożone na kolejne lata.
Źródło: Raport MSWiA – informatyzacja a działanie urzędów w Polsce, MSWiA, 26 października 2011.
Zobacz podobne:
» Cechy Internetu istotne dla polityków
27 października 2011